Haben Sie auf eine Antwort gewartet oder eine wichtige Frist erinnert, die unbeachtet bleibt? Eine freundliche Erinnerungsmail kann die Lösung sein. Doch der Ton macht die Musik – nur eine wohlformulierte und höfliche Aufforderung bewahrt Ihre wertvollen Beziehungen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das perfekte Muster für freundliche Erinnerungsmails in verschiedenen Kontexten gestalten.
Grundlegende Etikette für Erinnerungsmails
Bei Erinnerungsmails geht es nicht nur um das „Was“, sondern vor allem darum, „Wie“ Sie es kommunizieren. Die Grundregeln der Netiquette sollten auch im digitalen Schriftverkehr nicht unterschätzt werden.
- Höflichkeit: Stets der Schlüssel zu erfolgreicher Kommunikation. Ein freundlicher Tonfall drückt Wertschätzung aus.
- Timing: Finden Sie den idealen Zeitpunkt. Zu früh wirkt aufdringlich, zu spät möglicherweise irrelevant.
- Transparenz: Klare, verständliche Sprache vermeidet Missverständnisse und zeigt Professionalität.
Schritte zum Schreiben einer freundlichen Erinnerungsmail
Begrüßung und persönliche Anrede
„Sehr geehrte Frau Müller,“ oder „Liebe Lena,“
Kontext: Kurze Wiederholung des Ursprungsanliegens
„Ich möchte bezüglich unseres letzten Austauschs über [Thema] am [Datum] nachhaken …“
Hauptinhalt: Formulierung des Erinnerungsgrundes
Nuancen der Höflichkeit: Positive Formulierungen
„Vielleicht ist meine vorherige E-Mail untergegangen, und deshalb erlaube ich mir, nochmals auf unser Anliegen aufmerksam zu machen.“
Verbindlichkeit: Klare, aber freundliche Forderungen
„Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie uns Ihre Rückmeldung bis zum [Datum] zukommen lassen könnten.“
Abschluss und Dank
„Vielen Dank im Voraus für Ihre Aufmerksamkeit und Kooperation.“
Call-to-Action: Nächste Schritte benennen
„Sollten Sie weitere Informationen benötigen, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.“
Muster und Beispiele für freundliche Erinnerungsmails
Die Theorie ist das eine, aber die Umsetzung kann manchmal herausfordernd sein. Aus diesem Grund bieten wir Ihnen hier konkrete Muster und Beispiele, die Ihnen zeigen, wie eine freundliche Erinnerungsmail aussehen könnte.
Beispiel für geschäftliche Kontexte
Eine Erinnerungsmail im Geschäftsleben muss professionell, aber dennoch freundlich und wertschätzend sein.
- Betreff: Erinnerung: Feedback zu Projektplan XY
- Begrüßung: Sehr geehrter Herr Schmidt,
- Einleitung: ich hoffe, es geht Ihnen gut und Sie hatten eine produktive Woche.
- Kontext: Wie besprochen, hatten wir Ihnen unseren Projektplan XY am [Datum] zugesendet und würden uns über eine Rückmeldung bis spätestens zum [neues Datum] freuen.
- Abschluss: Wir sind uns der vielen Verpflichtungen, die Sie haben, bewusst und wissen Ihre Zeit sehr zu schätzen. Vielen Dank für Ihre Mühe und Unterstützung.
- Signatur: Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name und Position]
Beispiel für private Szenarien
Im privaten Bereich sollte die Erinnerung noch persönlicher und weniger formell sein.
- Betreff: Kleine Erinnerung: Unser Treffen am Wochenende
- Begrüßung: Hallo Lena,
- Einleitung: ich hoffe, du genießt die sonnigen Tage!
- Kontext: Erinnerst du dich an unser geplantes Kaffeedate am Samstag? Ich freue mich schon sehr darauf, dich wiederzusehen.
- Abschluss: Gib mir doch bitte kurz Bescheid, ob es bei dir nach wie vor passt. Vielen Dank und bis bald!
- Signatur: Liebe Grüße, [Ihr Name]
Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet
Selbst die besten Absichten können in einer Erinnerungsmail missverstanden werden.
Um dieses Dilemma zu vermeiden, sollten Sie folgende Fallstricke beachten:
- Vorsicht vor automatisierten Phrasen: Zu oft verwendete Floskeln können unpersönlich erscheinen und die Botschaft abschwächen.
- Überladene Nachrichten: Zu viele Informationen können den eigentlichen Zweck der Nachricht überschatten. Halten Sie sich kurz und bündig.
- Missverständnisse: Verwenden Sie eine klare Sprache, um sicherzustellen, dass Ihre Intention richtig verstanden wird.
Fazit
Eine gut durchdachte Erinnerungsmail kann den Unterschied zwischen einem erfolgreich abgeschlossenen Engagement und einem verpassten Geschäft oder Termin ausmachen.
- Nehmen Sie sich die Zeit, jeden Teil Ihrer Nachricht zu prüfen.
- Verwenden Sie eine Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Punkte abgedeckt haben.
- Behalten Sie eine freundliche und professionelle Sprache bei, ungeachtet des Anlasses.
Bevor Sie die Senden-Taste drücken, sollten Sie sich selbst fragen: Würde ich mich über so eine Nachricht freuen?
Machen Sie es zu einer Gewohnheit, Ihre Mails vor dem Versenden noch einmal gründlich zu lesen. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht so freundlich und effektiv wie möglich ist.
Fragen und Antworten
Wie oft soll eine Erinnerungsmail gesendet werden?
Es ist meistens ausreichend, eine einmalige Erinnerung zu senden. Warten Sie ein paar Tage ab, bevor Sie nachfassen.
Sollte man Emojis in einer Erinnerungsmail verwenden?
In einem informellen oder halbformalen Kontext können Emoticons helfen, eine legerere und freundlichere Atmosphäre zu schaffen. Im formellen Geschäftskontext sollten Sie jedoch darauf verzichten.
Wie geht man mit Ignoranz gegenüber Erinnerungsmails um?
Wenn keine Antwort erfolgt, kann ein persönlicher Anruf oder ein direktes Gespräch hilfreich sein. Bleiben Sie dabei stets höflich und verständnisvoll.
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