Formulierung: „Zu unserer Entlastung zurück“ richtig nutzen

Die Formulierung „Zu unserer Entlastung zurück“ taucht häufig in der Geschäftskorrespondenz auf – sei es in einer E-Mail, einem offiziellen Schreiben oder einem Brief. Diese Floskel vermittelt, dass Dokumente oder Unterlagen aus organisatorischen Gründen an den Absender zurückgesandt werden. 

In den meisten Fällen soll der Ausdruck zeigen, dass durch die Rücksendung ein „Ballast“ an Unterlagen abgebaut wird. Allerdings hat diese Formulierung auch ihre Tücken und wird oftmals missverstanden oder als unhöflich empfunden.

Das Verständnis und die richtige Anwendung dieser Formulierung sind entscheidend für den Erfolg Ihrer geschäftlichen Kommunikation. Eine unpassende Wortwahl kann den Ton Ihrer Nachricht negativ beeinflussen und die Empfängerin oder den Empfänger vor den Kopf stoßen.

Warum wird „Zu unserer Entlastung zurück“ oft falsch verwendet?

Die Floskel „Zu unserer Entlastung zurück“ wird häufig ohne ausreichendes Verständnis für ihren eigentlichen Inhalt und Kontext genutzt. Viele betrachten diese Formulierung als neutrale Phrase, die lediglich ausdrücken soll, dass ein bestimmter Vorgang abgeschlossen oder Unterlagen aufbewahrt wurden. Doch beim Empfänger kann dies ganz anders ankommen. Die Bedeutung, dass der Absender sich von „Last“ befreit oder sogar bewusst das Gegenüber damit belastet, könnte negative Emotionen hervorrufen.

In der heutigen Geschäftswelt, in der Höflichkeit und Professionalität geschätzt werden, ist eine unreflektierte Nutzung solcher Formulierungen riskant. Die Empfängerin oder der Empfänger könnte sich nicht ernst genommen fühlen, was dem Ziel der Kommunikation—seien es Vertragsverhandlungen, Angebotsanfragen oder der Austausch von Bewerbungsunterlagen—im Weg steht.

Warum Sie „Zu unserer Entlastung zurück“ vermeiden sollten

1. Unhöflichkeit und mangelnde Professionalität

Die Worte „Zu unserer Entlastung zurück“ können schnell unhöflich wirken. Sie suggerieren, dass der Absender sich von einer Art „Last“ befreien möchte, ohne dabei die Bedürfnisse der Empfängerin oder des Empfängers zu berücksichtigen. Besonders in E-Mails oder schriftlichen Bewerbungsunterlagen wirkt dies schnell unprofessionell und könnte falsche Assoziationen hervorrufen.

2. Missverständnisse und Unklarheiten

Da „Zu unserer Entlastung zurück“ eine gewisse Mehrdeutigkeit besitzt, kann der Empfänger die Nachricht falsch deuten. Dies könnte dazu führen, dass wichtige Informationen oder die eigentliche Intention des Absenders verloren gehen, was sich negativ auf die Beziehung zwischen beiden Parteien auswirkt.

3. Eindruck der Gleichgültigkeit

In geschäftlicher Korrespondenz ist es wichtig, dass der Absender Empathie und Verständnis für das Anliegen der Empfängerin oder des Empfängers zeigt. Diese Floskel lässt jedoch oft den Eindruck entstehen, dass der Absender eher an sich selbst als an den Empfänger denkt.

Bessere Alternativen für Ihre Korrespondenz

Um Missverständnisse zu vermeiden und einen professionellen Ton zu wahren, sollten Sie Alternativen zu „Zu unserer Entlastung zurück“ in Betracht ziehen.

Hier sind einige Formulierungen, die klarer und höflicher wirken:

• „Wir senden Ihnen die Unterlagen zurück und bedanken uns für Ihre Anfrage.“
• „Hiermit erhalten Sie die gewünschten Dokumente zurück.“
• „Ihre Anfrage haben wir bearbeitet und senden Ihnen alle Unterlagen zurück.“

Zusätzlich könnten folgende Sätze Ihre Korrespondenz weiter verbessern:

• „Die Unterlagen liegen nun wieder in Ihrer Verantwortung. Vielen Dank für Ihre Kooperation.“
• „Wir haben die Dokumente geprüft und senden sie Ihnen zur weiteren Bearbeitung zurück.“
• „Die erforderlichen Schritte sind abgeschlossen, und wir übergeben Ihnen die Unterlagen zurück.“

Diese Sätze sind präzise und höflich. Sie helfen dabei, einen positiven Eindruck zu hinterlassen und die Kommunikation klar zu halten. Zudem signalisieren sie Wertschätzung gegenüber dem Empfänger und zeigen, dass die Angelegenheit ernst genommen wird.

Professionelle E-Mail-Formulierungen

Eine professionelle E-Mail sollte klar und prägnant sein. Vermeiden Sie Floskeln, die negativ interpretiert werden könnten, und setzen Sie stattdessen auf eine freundliche und präzise Sprache.

Hier einige Tipps für eine klare und wirkungsvolle Kommunikation:

1. Verwenden Sie direkte und klare Formulierungen, die den Inhalt der Nachricht auf den Punkt bringen.
2. Vermeiden Sie unnötige Floskeln. Stattdessen sind kurze, prägnante Sätze oft wirkungsvoller.
3. Passen Sie den Ton an den Kontext und die Beziehung zum Empfänger an. Eine Bewerbung erfordert einen anderen Ton als ein Kundenservice-Anliegen.
4. Achten Sie auf respektvolle Anrede und Verabschiedung: Eine freundliche und respektvolle Anrede sowie eine höfliche Verabschiedung sind essenziell.

Beispiele für professionelle E-Mail-Formulierungen

Hier einige konkrete Beispiele, wie Sie Ihre E-Mails professionell und klar formulieren können:

• „Wir haben Ihre E-Mail erhalten und werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.“
• „Vielen Dank für Ihre Unterlagen. Wir werden die Dokumente prüfen und uns zeitnah bei Ihnen melden.“
• „Anbei finden Sie die von Ihnen angefragten Dokumente. Vielen Dank für Ihre Geduld.“
• „Wir haben Ihre Anfrage erhalten und arbeiten daran, Ihnen schnellstmöglich eine Lösung anzubieten.“
• „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir werden die Informationen sorgfältig prüfen und uns bei weiteren Fragen direkt an Sie wenden.“
• „Ihre E-Mail wurde an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Wir melden uns, sobald wir weitere Informationen haben.“
• „Wir bestätigen den Erhalt Ihrer E-Mail und danken Ihnen für Ihr Vertrauen in unser Unternehmen.“
• „Bitte finden Sie im Anhang die von Ihnen angeforderten Informationen. Zögern Sie nicht, uns bei weiteren Fragen zu kontaktieren.“

Durch diese klaren und freundlichen Formulierungen vermeiden Sie Missverständnisse und zeigen dem Empfänger, dass Sie sein Anliegen ernst nehmen.

Beispiele für Formulierungen in Anschreiben und Begleitschreiben

In Anschreiben und Begleitschreiben, wie sie oft bei Bewerbungen oder offiziellen Geschäftsunterlagen verwendet werden, ist die richtige Wortwahl entscheidend. Ein unhöflicher oder unklarer Satz kann dazu führen, dass Ihr Anschreiben einen negativen Eindruck hinterlässt.

Hier einige Beispiele für positive und professionelle Formulierungen:

• „Wir haben Ihre Bewerbungsunterlagen erhalten und bedanken uns für Ihr Interesse an unserem Unternehmen.“
• „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir senden Ihnen hiermit die angefragten Dokumente.“
• „Wir haben Ihre Anfrage erhalten und freuen uns darauf, Ihnen behilflich sein zu können.“

Die Bedeutung von „Entlastung“ in der Kommunikation

In der geschäftlichen Kommunikation hat das Wort „Entlastung“ oft einen negativen Beigeschmack. Es kann den Eindruck vermitteln, dass bestimmte Aufgaben als „Last“ empfunden werden. Dabei geht es in der modernen Unternehmenskommunikation darum, positive und lösungsorientierte Formulierungen zu verwenden, die die Interessen des Unternehmens und der Kunden gleichermaßen berücksichtigen.

Tipps für eine klare und freundliche Kommunikation

• Freundliche und höfliche Formulierung: Wählen Sie Wörter, die positiv wirken und gleichzeitig die Professionalität wahren.
• Vermeidung von Missverständnissen: Seien Sie so präzise wie möglich, um Unklarheiten zu minimieren.
• Empfängerorientierte Sprache: Überlegen Sie, was der Empfänger oder die Empfängerin von der Nachricht erwarten könnte und passen Sie den Ton entsprechend an.

Fazit: „Zu unserer Entlastung zurück“ richtig nutzen

Die Floskel „Zu unserer Entlastung zurück“ ist oft problematisch und sollte nach Möglichkeit vermieden werden, um Höflichkeit und Professionalität zu wahren. Klare, präzise Alternativen wie „Wir senden Ihnen die Unterlagen zurück“oder „Hiermit erhalten Sie die gewünschten Dokumente“ wirken deutlich freundlicher und professioneller.

Durch den bewussten Einsatz solcher Alternativen stärken Sie Ihre Kommunikation und hinterlassen einen positiven Eindruck bei Ihren Empfängern. Unterschätzen Sie nicht die Macht der Sprache in der Geschäftswelt – sie kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Kommunikation und einem Missverständnis ausmachen.

Tipps für eine effektive Kommunikation in der Geschäftskorrespondenz

Professionelle Geschäftskommunikation erfordert nicht nur die Wahl der richtigen Worte, sondern auch den passenden Ton.

Hier einige abschließende Tipps:

• Höflichkeit und Professionalität: Die Wahl der Worte sollte stets höflich und respektvoll sein, besonders in offiziellen Korrespondenzen.
• Klarheit und Präzision: Vermeiden Sie unnötige Ausschweifungen und setzen Sie auf eine direkte Sprache, um Ihre Botschaft deutlich zu vermitteln.
• Einsatz digitaler Tools und Automatisierung: Nutzen Sie moderne Technologien, um Ihre Kommunikation effizienter zu gestalten und wichtige Informationen übersichtlich zu halten.

Mit diesen Tipps stellen Sie sicher, dass Ihre Kommunikation klar, präzise und höflich ist und sowohl die Ziele des Unternehmens als auch die Bedürfnisse Ihrer Kunden berücksichtigt.

Die Zukunft der Geschäftskorrespondenz: Trends und empfohlene Vorgehensweisen

Die Digitalisierung und Automatisierung haben auch in der Geschäftskommunikation Einzug gehalten und eröffnen neue Möglichkeiten für eine effiziente und wirkungsvolle Korrespondenz. Digitale Tools helfen nicht nur die richtigen Formulierungen zu finden, sondern unterstützen auch dabei, die Korrespondenz effizienter zu gestalten. Besonders im Zusammenhang mit E-Mails, Rechnungen oder Vertragsabschlüssen sind solche Tools wertvolle Helfer.

Mit einer durchdachten Kommunikation und einem bewussten Einsatz höflicher Formulierungen können Unternehmen und Bewerber gleichermaßen den Unterschied machen und eine positive Wirkung auf ihre Korrespondenz haben.

Bild: (© Stock 4 You – stock.adobe.com)