Telefonakquise in der Zeitarbeit
Die Personal- und Vertriebsdisponenten in der Zeitarbeit stehen vor der täglichen Herausforderung, nicht nur bestehende Kunden zu halten und betreuen, sondern auch kontinuierlich neue Kunden zu gewinnen.
Dabei kann die Telefonakquise schon mal zur Frustration führen: Die Zahl der Akquiseanrufe ist zwar beachtlich, jedoch ist kaum Interesse vonseiten der Kunden da. Entweder sie haben aktuell keinen Bedarf an Zeitarbeitspersonal oder die Konkurrenz war bereits schneller.
Wie können die Vertriebsdisponenten in der Zeitarbeit diese Frustration vermeiden? Ein allseits bekannter und viel gehörter Rat: Versetzen Sie sich in die Lage des Unternehmens. Das ergibt Sinn, denn die Kommunikation kann besser und erfolgreicher gelingen, wenn der Disponent im Vorfeld weiß, was sein Kunde braucht.
Einfach ausgedrückt: Passendes und qualifiziertes Personal, welches sofort verfügbar und bezahlbar ist.
Spezielles Wissen über die Branche, die Beschäftigungsstruktur und den Personalbedarf der Unternehmen ist dabei hilfreich. Ebenso sollten Sie sich vorab einen Überblick über die regionale Fachkräftesituation machen.
Um die Akquise besser verstehen und anschließend umsetzen zu können, sollten Sie zuerst den Aufbau einer Telefonakquise kennen.
6 Tipps für mehr Erfolg bei der Akquise in der Zeitarbeit
1. Zielgruppe definieren
Bevor SIe mit Ihrer Telefonakquise beginnen, sollten Sie sich im Klaren darüber sein, welche Zielgruppe auf der Suche nach Personal sein könnte. Welche Unternehmen sind möglicherweise neu dazu gekommen oder hatten Sie bereits in der Vergangenheit den ein oder anderen Auftrag erhalten.
Ohne die Definition der Zielgruppe verlaufen viele Akquiseanrufe im Sand. Das Personalangebot und die Nachfrage der Kunden sollten aufeinander abgestimmt sein.
Decken sich Angebot und Nachfrage und verfügt die Zeitarbeitsfirma über genügend Personal im nachgefragten Bereich?
Sind in den Unternehmen, die Sie ins Auge gefasst haben, Stellen ausgeschrieben?
Greifen diese Unternehmen bereits auf Personal aus der Zeitarbeit zurück oder haben diese Unternehmen bisher noch keinerlei Erfahrungen mit Leiharbeitnehmern?
Letztere Unternehmen lassen sich möglicherweise überzeugen, wenn sie einen hohen Arbeitskräftebedarf aufweisen.
Bringen Sie auch in Erfahrung, ob die potenzielle Zielgruppe eher bereit ist, viel oder wenig Geld für Leiharbeitnehmer in die Hand zu nehmen. Deckt sich dies in etwa mit dem eigenen Verrechnungssatz? Eine Unterteilung der Zielgruppe kann also z. B. nach Branche, Art des gesuchten oder beschäftigten Personals, Vakanz-Situation, Region und Unternehmensgröße erfolgen.
2. Ziele setzen
Ein Ziel sollte nach Möglichkeit spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein (nach dem SMART-Prinzip). Im Vertrieb lässt sich gut mit quantitativen Zielen arbeiten – statt festzulegen, dass eine bestimmte Anzahl an Unternehmen in einer Woche abzuarbeiten ist, sollten Erfolgsziele gesetzt werden.
Das könnte zum Beispiel die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum zu akquirierenden Unternehmen sein. Die Konversionsrate gibt an, wie hoch die Konversion ist – z. B. von Unternehmen in Interessenten oder Kunden.
Um den Erfolg messbar zu machen, müssen es auch die Ziele sein. So können die Kennzahlen besser ausgewertet und die Entwicklungen dokumentiert werden sowie eventuell auftretende Defizite aufgedeckt und die Prozesse langfristig optimiert werden.
3. Vorbereitung: Recherche und Umfeld
Bei der Recherche ist das richtige Maß gefragt. Auf der einen Seite helfen Informationen über das Unternehmen bei einer fokussierten Akquise, auf der anderen Seite können sie zu voreiligen Annahmen führen. Wichtig ist in jedem Fall, den Kontakt eines geeigneten Ansprechpartners herauszufinden. Damit vermeiden Sie, an die falsche Instanz zu gelangen und womöglich abgewimmelt zu werden.
Vor dem Telefonat sollten Sie sich ein stimmiges und ruhiges Umfeld schaffen. Störende Hintergrundgeräusche, Telefonanrufe oder hereinplatzende Kollegen können den Gesprächsfluss unterbrechen und die Konzentration wesentlich stören. Außerdem macht das bei Ihrem Gesprächspartner keinen professionellen und souveränen Eindruck.
4. Gesprächsleitfaden
Ein Gesprächsleitfaden bietet Ihnen Sicherheit bei der Akquise. Er gibt Struktur und enthält Formulierungen, auf die Sie sich während des Telefonats stützen können.
Das hilft Ihnen dabei, Ihre Nervosität in einem Gespräch reduzieren und Sie souveräner erscheinen zu lassen.
Natürlich sollten Sie den Leitfaden nicht einfach während des Gesprächs ablesen – ein gutes Gespräch lässt Raum für Abweichungen, z. B. mögliche Rückfragen Ihres Gesprächspartners.
Die jeweiligen Entscheider in den Kundenunternehmen sind oft viel beschäftigt und können bei Akquisetelefonaten schnell ungeduldig werden.
Sie sollten also in der Lage sein, ein Angebot in wenigen Sätzen auf den Punkt zu bringen. Kurz und präzise erklären Sie, was Sie anbieten und wie Ihr Gesprächspartner profitieren kann. Leitfaden und der sogenannte Elevator Pitch (kurze Zusammenfassung einer Idee) können vorher eingeübt werden, z. B. durch mehrmaliges Lesen und simulierte Gespräche.
Für die Telefonakquise kann es sinnvoll sein, mit weniger wichtigen Telefonaten zu beginnen, um sich schrittweise heranzutasten und den Druck herauszunehmen.
5. Auf den Gesprächspartner eingehen
Trotz Leitfaden funktioniert ein Telefonat nicht immer genau nach Plan. Je mehr es Ihnen gelingt, auf den Gesprächspartner einzugehen, desto besser.
Das geht schon bei der persönlichen Begrüßung los! Floskeln sollten vermieden werden, da sie oft unpersönlich wirken. Anstatt das Angebot wie auswendig gelernt vorzutragen, ist es sinnvoller, Ihren (potenziellen) Kunden einzubeziehen und ihn zum Sprechen zu bringen.
Dadurch fällt es leichter, die Bedürfnisse des potenziellen Kunden herauszuhören und gezielt daran anzuknüpfen. Wenn der Vertriebler eher Sie-/Wir- als Ich-Botschaften verwendet, fühlt sich der Gesprächspartner eher einbezogen. Zum Beispiel: „Wir setzen uns zusammen…“ statt „Ich würde einen Termin vereinbaren…“.
Vermeiden SIe ebenfalls Fragestellungen, die mit Ja oder Nein beantwortet werden können! Wenn Ihre Gesprächspartner in Eile oder gedanklich bereits beim nächsten Meeting ist, ist eine Frage von Ihnen schnell verneint und das Gespräch damit so gut wie beendet.
Mit dem Elevator Pitch können Sie schnell auf den Punkt kommen. Das eigene Angebot bekommt ein schärferes Profil, wenn sie gezielt die Besonderheiten oder Vorteile für den Kunden herausstellen.
Wie hebt sich Ihr Zeitarbeitsunternehmen von der Konkurrenz ab (z. B. durch Angebots- und Servicequalität, eine besondere Angebotsbreite, Benefits oder Sonderleistungen, Schnelligkeit, Preis, gute Konditionen und Betreuung für Mitarbeiter, Zertifizierungen)?
Hat Ihr Gegenüber Einwände, können Sie ganz gezielt auf diese eingehen und betonen, was das eigene Unternehmen in diesen Aspekten besser macht als die Konkurrenz. Vorhersehbare Einwände oder Gegenargumente können im Gespräch vorweggenommen und direkt entkräftet werden.
6. Nachbereitung
Sie konnten während des Telefonats keinen direkten Termin beim Kunden vereinbaren? Das kommt nicht selten vor und sollte Sie auf keinen Fall demotivieren! Übersenden Sie dem potenziellen Kunden dennoch in jedem Fall detailliertes Informationsmaterial ergänzend zu Ihrem Gespräch, an welches Sie zukünftig noch einmal anknüpfen können. So haben Sie etwas, auf was Sie sich bei einer erneuten Kontaktaufnahme beziehen können.
Wenn der Entscheider im Kundenunternehmen Ihr Infomaterial bis zu einem zweiten Telefonat noch nicht sichten konnte, können Sie sich sein schlechtes Gewissen zunutze machen und einen Besuchstermin vereinbaren – mit dem schlagenden Argument, dass man bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch weitere Details viel schneller klären könnte.
Bestätigen Sie diesen Termin direkt per E-Mail, um die Verbindlichkeit noch einmal zu erhöhen.
Nach dem ersten Gespräch gilt es jedoch, weitere Schritte vorzubereiten und einzuleiten, z. B. ein Nachfass-Telefonat, ein weiteres Gespräch oder einen Besuchstermin. Wichtige Informationen aus dem Gespräch sollten daher unbedingt dokumentiert werden.
Dies erfolgt heutzutage meistens über ein firmeneigenes Programm. Dort können Sie Ihre Kontakte auf Wiedervorlage legen, wichtige Notizen hinterlegen und ihre To Dos festhalten. Kontaktdaten können für einen schnellen Zugriff gespeichert werden.
Fazit
Die Telefonakquise lässt sich mit einem guten Gesprächsleitfaden und Elevator Pitch gezielt vorbereiten.
Ihren Leitfaden können Sie als Stütze nutzen, um im Telefonat souverän aufzutreten, damit zu punkten und sich wichtige Argumente in Erinnerung zu rufen.
Mit einer kurzen Zusammenfassung bzw. dem Elevator Pitch werden die Vorzüge des Angebots von Ihnen noch einmal auf den Punkt gebracht.
Mögliche Einwände Ihres Gesprächspartners können im Gespräch vorweggenommen und entkräftet werden. Wichtig ist, dem Gesprächspartner Raum zu lassen. Je mehr dieser sich aus Eigeninitiative über seine Bedürfnisse äußert, desto besser können Sie darauf eingehen. Nach dem Gespräch können weitere Schritte, wie zum Beispiel ein Besuchstermin, eingeleitet werden.
Die in diesem Beitrag verwendeten männlichen Bezeichnungen dienen ausschließlich der besseren Lesbarkeit und sind geschlechtsunabhängig. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beide Geschlechter.
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