Bezugnehmend auf unser Gespräch: Tipps für professionelle Mitteilungen

Im beruflichen Alltag sind klare und professionelle Kommunikationsfähigkeiten unerlässlich. Ob per E-Mail, Telefon oder Geschäftsbrief: Der erste Eindruck zählt. Besonders wichtig ist es, Bezug auf ein Gespräch oder eine vorherige Korrespondenz zu nehmen. Die richtige Formulierung zeigt nicht nur Wertschätzung, sondern auch Professionalität.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie präzise und ansprechende Mitteilungen verfassen, wann ein Telefonat oder eine E-Mail angemessen ist und wie Sie alternative Formulierungen nutzen, um Ihre Kommunikation zu optimieren.

Der erste Eindruck zählt: die richtige Ansprache

Der Einstieg in eine geschäftliche Kommunikation ist entscheidend. Die Ansprache sollte freundlich, professionell und auf den Empfänger zugeschnitten sein. Vermeiden Sie generische Floskeln oder steife Formulierungen, die unpersönlich wirken.

Tipps für die Ansprache

• Persönlich ansprechen: Verwenden Sie, wenn möglich, den Namen und Titel des Empfängers. Beispiel: „Sehr geehrter Herr Müller“ oder „Sehr geehrte Frau Dr. Schmidt“.
• Individuell formulieren: Vermeiden Sie stereotype Einstiege wie „Hiermit möchte ich mich bedanken“. Versuchen Sie stattdessen: „Vielen Dank für unser Gespräch am [Datum]. Es war eine Freude, die Themen mit Ihnen zu besprechen.“

Beispiele für ansprechende Einstiege

1. „Bezugnehmend auf unser Gespräch vom [Datum] möchte ich mich nochmals für die konstruktiven Einblicke bedanken.“
2. „Vielen Dank für das freundliche Telefonat am [Datum]. Im Folgenden möchte ich die besprochenen Punkte zusammenfassen.“

Mit einer gelungenen Ansprache zeigen Sie Respekt und Aufmerksamkeit, was den Grundstein für eine erfolgreiche Kommunikation legt.

Die richtige Formulierung in E-Mails

E-Mails sind ein zentrales Kommunikationsmittel im Berufsleben. Umso wichtiger ist es, diese präzise und freundlich zu gestalten. Eine unübersichtliche oder fehlerhafte E-Mail hinterlässt einen schlechten Eindruck.

Persönliche und direkte Ansprache

• Vermeiden Sie generische Begrüßungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, wenn der Name des Empfängers bekannt ist.
• Nutzen Sie Formulierungen wie: „Sehr geehrter Herr Schmidt, bezugnehmend auf unser Gespräch sende ich Ihnen die gewünschten Informationen.“

Auf Rechtschreibung und Grammatik achten

Ein professioneller Eindruck wird durch fehlerfreie E-Mails unterstützt. Tippfehler oder falsche Kommasetzung können den Eindruck von mangelnder Sorgfalt vermitteln.

Klarheit und Struktur

• Betreff: Der Betreff sollte das Anliegen kurz und prägnant zusammenfassen, z. B. „Ergebnisse unseres Gesprächs vom [Datum]“.
• Absätze: Verwenden Sie kurze Absätze, um die Lesbarkeit zu erhöhen.
• Höhepunkt zum Schluss: Eine klare Handlungsaufforderung oder ein Dankeschön runden die E-Mail ab.

Telefonat oder E-Mail: Wann ist welches Medium besser geeignet?

Sowohl Telefonate als auch E-Mails haben ihre Vor- und Nachteile. Die Wahl des richtigen Kommunikationsweges hängt von der Situation ab.

Telefonat für wichtige oder dringende Anliegen

Ein Telefongespräch ermöglicht es, sofort auf Fragen oder Probleme einzugehen. Es eignet sich besonders für:

• Dringende Themen: Wenn schnelle Entscheidungen nötig sind.
• Komplexe Inhalte: Wenn das Thema umfangreich ist und eine schriftliche Erklärung unübersichtlich wäre.
• Beziehungsaufbau: Telefonate schaffen eine persönliche Ebene.

Beispiel: „Herr Meier, ich wollte Sie kurz anrufen, um die letzten Details unseres Angebots zu besprechen.“

E-Mails für schriftliche Dokumentation

E-Mails sind ideal, wenn Sie Informationen festhalten möchten oder eine weniger dringende Angelegenheit haben. Sie eignen sich auch, um Unterlagen oder Links zu übermitteln.

Beispiel: „Bezugnehmend auf unser Telefongespräch sende ich Ihnen die gewünschten Unterlagen.“

Bezugnahme auf ein Telefonat oder ein Thema

Die richtige Formulierung bei der Bezugnahme auf ein vorheriges Gespräch ist essenziell. Sie zeigt, dass Sie das Gespräch wertschätzen und den Inhalt genau aufnehmen.

Satzbeispiele

1. „In Anknüpfung an unser Gespräch vom [Datum] möchte ich die folgenden Punkte ergänzen.“
2. „Nach unserem gestrigen Telefonat sende ich Ihnen die gewünschten Unterlagen.“
3. „Im Anschluss an unser Gespräch vom [Datum] habe ich die besprochenen Informationen zusammengestellt.“
4. „Aufbauend auf unser Telefonat möchte ich Ihnen die nächsten Schritte erläutern.“
5. „Im Hinblick auf unser Gespräch sende ich Ihnen die angeforderten Dokumente.“
6. „Im Zusammenhang mit unserem Telefonat möchte ich Ihnen die weiteren Details übermitteln.“
7. „Wie in unserem Gespräch erwähnt, erhalten Sie hiermit die relevanten Informationen.“
8. „Gemäß unserem gestrigen Austausch sende ich Ihnen die erforderlichen Unterlagen.“
9. „Anknüpfend an unser Telefonat freue ich mich, Ihnen die besprochenen Daten zukommen zu lassen.“
10. „Mit Bezug auf unser Gespräch möchte ich Ihnen folgende Informationen bereitstellen.“

Kommasetzung und Grammatik

Eine häufige Frage betrifft die Kommasetzung bei Formulierungen wie „Bezugnehmend auf unser Gespräch“. In diesem Fall ist kein Komma erforderlich, da „Bezugnehmend“ als Partizipialkonstruktion fungiert.

• Falsch: „Bezugnehmend auf unser Gespräch, sende ich Ihnen …“
• Richtig: „Bezugnehmend auf unser Gespräch sende ich Ihnen …“

Alternative Formulierungen: Abwechslung schafft Persönlichkeit

Monotone Formulierungen können langweilig wirken. Mit kreativen Alternativen schaffen Sie Dynamik und wirken persönlicher.

Dynamische Alternativen

• „Ich möchte nochmals an unser Gespräch erinnern und folgende Punkte ergänzen.“
• „Wie telefonisch besprochen, erhalten Sie anbei die gewünschten Informationen.“
• „Vielen Dank für Ihre Zeit am Telefon. Hier die nächsten Schritte, wie besprochen.“

Für ein lockeres Verhältnis

Falls das Verhältnis zum Empfänger informeller ist:

• „Hallo Frau Müller, danke für unser Gespräch. Ich wollte noch kurz etwas hinzufügen.“
• „Ich hoffe, Sie hatten eine gute Woche. Bezugnehmend auf unser Gespräch habe ich die folgenden Informationen vorbereitet.“

Geschäftsbriefe: Struktur und Formulierung

Geschäftsbriefe sind formeller als E-Mails und erfordern besondere Sorgfalt. Ein professioneller Brief besteht aus klaren Strukturen und einer höflichen Sprache.

Wichtige Elemente eines Geschäftsbriefs

1. Korrekte Ansprache: Nennen Sie den vollständigen Namen und Titel des Empfängers.
2. Betreffzeile: Der Betreff sollte präzise den Inhalt des Briefes angeben.
3. Einleitung: Beginnen Sie mit einer höflichen Bezugnahme, z. B. „Bezugnehmend auf unser Gespräch möchte ich die besprochenen Punkte zusammenfassen.“
4. Hauptteil: Fassen Sie die relevanten Themen prägnant zusammen.
5. Schluss: Runden Sie den Brief mit einem Dank oder einer Handlungsaufforderung ab.

Beispiel für einen Geschäftsbrief

• Betreff: „Rückmeldung zu unserem Gespräch vom [Datum]“
• Einleitung: „Sehr geehrter Herr Müller, bezugnehmend auf unser Gespräch vom [Datum] möchte ich Ihnen die besprochenen Themen nochmals schriftlich darlegen.“
• Hauptteil: „Wir haben über folgende Punkte gesprochen: […] Ich möchte Ihnen hierzu noch die folgenden Informationen geben: […]“
• Schluss: „Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Vertrauen. Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.“

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

1. Falsche Kommasetzung

• Fehler: „Bezugnehmend auf unser Gespräch, sende ich Ihnen die Unterlagen.“
• Korrekt: „Bezugnehmend auf unser Gespräch sende ich Ihnen die Unterlagen.“

2. Unklare Ansprache

Vermeiden Sie unpersönliche Begrüßungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, wenn der Name des Empfängers bekannt ist.

3. Fehlende Struktur

Eine unstrukturierte E-Mail oder ein unklarer Geschäftsbrief kann Verwirrung stiften. Nutzen Sie Absätze und klare Überschriften.

Standardformulierungen und Alternativen

Um Ihre Kommunikation abwechslungsreich zu gestalten, lohnt es sich, von Standardformulierungen abzuweichen.

Beispiele

1. Standard: „Hiermit übersende ich Ihnen die angeforderten Dokumente.“
   1. Alternative: „Anbei finden Sie die gewünschten Unterlagen.“
2. Standard: „Wie besprochen, möchte ich Ihnen folgende Informationen zukommen lassen.“
   1. Alternative: „Wie in unserem Gespräch erwähnt, habe ich folgende Informationen für Sie zusammengestellt.“

Lockere Formulierungen für informelle Kontakte

In einer weniger formellen Beziehung können Sie auch eine persönlichere Sprache wählen.

Beispiele

• „Hallo Frau Schmidt, danke für unser Gespräch. Hier die besprochenen Punkte.“
• „Ich wollte mich kurz für das Telefonat bedanken und Ihnen die gewünschten Informationen zukommen lassen.“

Der Nutzen klarer Bezugnahme für Unternehmen

Die Fähigkeit, professionell auf ein Gespräch zu Bezug zu nehmen, ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit, sondern kann auch entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens sein.

Eine klare Kommunikation sorgt für:

• Vertrauen beim Kunden: Der Kunde fühlt sich wertgeschätzt und gut betreut.
• Effizienz im Schriftwechsel: Klar formulierte Anliegen vermeiden Missverständnisse.
• Bessere Zusammenarbeit: Ob mit Geschäftspartnern oder internen Teams – eine klare Kommunikation stärkt die Zusammenarbeit.

Fazit

Ob in einem Telefonat, einer E-Mail oder einem Geschäftsbrief – die richtige Bezugnahme auf ein Gespräch zeigt Wertschätzung und Professionalität. Durch abwechslungsreiche Formulierungen, klare Struktur und den gezielten Einsatz von Sprache können Sie Ihre Kommunikation auf ein neues Niveau heben. Nutzen Sie die vorgestellten Tipps, um Ihre Mitteilungen ansprechend, klar und effektiv zu gestalten.

Mit diesen Ansätzen hinterlassen Sie nicht nur einen positiven Eindruck, sondern bauen auch langfristige Beziehungen zu Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen auf.

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