Unterlagen anfordern per E-Mail: Tipps und Vorlagen für professionelle Anfragen

Das Anfordern von Unterlagen per E-Mail ist im beruflichen Alltag eine häufige Aufgabe, die oft als unkompliziert angesehen wird. Doch der Schlüssel zu einer erfolgreichen Anfrage liegt in klarer Kommunikation und einer strukturierten Herangehensweise.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine professionelle und erfolgreiche E-Mail verfassen, um Unterlagen anzufordern. Zusätzlich erhalten Sie nützliche Muster und Vorlagen, um Ihre Kommunikation zu optimieren.

Warum Empathie beim Anfordern von Unterlagen wichtig ist

E-Mails sind ein unverzichtbares Kommunikationsmittel im professionellen Kontext. Die Art und Weise, wie Sie eine Anfrage stellen, kann über den Erfolg entscheiden. Hierbei spielt Empathie eine entscheidende Rolle: Sie sollten sich in die Lage des Empfängers hineinversetzen und dessen Perspektive verstehen. Dabei gilt es, freundlich und zugleich bestimmt zu kommunizieren, um die gewünschten Unterlagen zeitnah zu erhalten.

• Freundlichkeit: Höfliche Floskeln und eine respektvolle Anrede schaffen eine angenehme Atmosphäre und erhöhen die Bereitschaft, Ihrer Anfrage nachzukommen.
• Fakten: Achten Sie darauf, dass Ihre Anfrage präzise und faktenbasiert ist, damit der Empfänger schnell versteht, worum es geht.
• Verbindlichkeit: Geben Sie klare Handlungsanweisungen und Fristen an, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Diese drei Elemente sind die Grundpfeiler für eine erfolgreiche E-Mail-Kommunikation.

So fordern Sie Unterlagen per E-Mail an

Die Fähigkeit, eine gut strukturierte und zielgerichtete E-Mail zu schreiben, ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Anfrage. 

Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie beachten sollten:

1. Betreff klar formulieren: Der Betreff sollte das Anliegen prägnant zusammenfassen, z. B. „Anforderung von [Dokumententyp] – [Ihr Name]“.
2. Freundliche Anrede: Verwenden Sie höfliche Formulierungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder, wenn der Empfänger bekannt ist, „Sehr geehrter Herr [Name]“.
3. Klarheit im Hauptteil: Stellen Sie gleich zu Beginn der Nachricht klar, welche Unterlagen Sie benötigen und warum sie wichtig sind. Beispiel: „Für die Fertigstellung meiner Steuererklärung benötige ich die folgenden Unterlagen…“.
4. Fristsetzung: Eine klare Abgabefrist ist unerlässlich, um den Empfänger zur zeitgerechten Handlung zu motivieren. Beispiel: „Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir die Dokumente bis spätestens [Datum] zukommen lassen könnten.“
5. Höfliche Schlussformel: Beenden Sie die E-Mail mit „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung“.

Durch die Berücksichtigung dieser Punkte sichern Sie sich eine professionelle Kommunikation, die beim Empfänger auf positive Resonanz stoßen wird.

Gesprächstechniken für effektive Kommunikation

Die Fähigkeit zur effektiven Kommunikation geht über die rein schriftliche Anfrage hinaus. Menschen reagieren nicht nur auf den Inhalt, sondern auch auf die Tonalität und die Art der Nachricht. 

Hier einige psychologische Ansätze, die Ihnen bei der schriftlichen Kommunikation helfen können:

• Klares Ziel: Jede Nachricht sollte ein klares Ziel verfolgen. Bei der Anforderung von Unterlagen ist es wichtig, dass der Empfänger sofort erkennt, was von ihm erwartet wird.
• Positive Sprache: Verwenden Sie positive Formulierungen wie „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung“, statt „Bitte vergessen Sie nicht, mir die Dokumente zu senden“.
• Empfängerorientierte Sprache: Passen Sie Ihre Sprache an die Zielgruppe an. Eine formelle Anfrage an Geschäftspartner oder Kunden erfordert eine andere Wortwahl als eine E-Mail an Kollegen.

Praxisfälle für das Anfordern von Unterlagen

Im Büroalltag gibt es zahlreiche Situationen, in denen Unterlagen per E-Mail angefordert werden müssen. 

Hier sind einige typische Szenarien:

1. Bewerbungsunterlagen und Zeugnisse: Wenn Bewerber unvollständige Unterlagen einreichen, kann eine höfliche Erinnerung notwendig sein. Zum Beispiel: „Sehr geehrte/r [Name], um Ihre Bewerbung vollständig zu prüfen, benötigen wir noch Ihre Abschlusszeugnisse. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns diese bis zum [Datum] zukommen lassen könnten.“
2. Rechnungen und Mahnungen: Auch bei fehlenden oder unvollständigen Rechnungen ist eine strukturierte E-Mail wichtig. Beispiel: „Sehr geehrte Damen und Herren, bitte senden Sie uns die Rechnung Nr. [Nummer] für den Auftrag [Auftragsnummer], die uns bisher nicht vorliegt.“
3. Unterlagen für das Finanzamt oder die Steuererklärung: In diesen Fällen ist präzise und termingerechte Kommunikation unerlässlich. Formulieren Sie beispielsweise: „Sehr geehrte Damen und Herren, für die Erstellung meiner Steuererklärung benötige ich noch folgende Unterlagen: [Dokumente]. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir diese bis zum [Datum] zusenden könnten.“

Vorlage: Anforderung von Unterlagen per E-Mail

Um Ihnen die Erstellung Ihrer Anfragen zu erleichtern, hier eine Muster-E-Mail:

Betreff: Anforderung von [Dokumententyp] – [Ihr Name]

Anrede: Sehr geehrte/r Herr/Frau [Name] oder Sehr geehrte Damen und Herren,

Text: „Ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie gut. Ich benötige folgende Unterlagen, um [den Grund erklären, z. B. „meine Steuererklärung abzuschließen“]:

• Dokument 1
• Dokument 2
• Dokument 3

Es wäre hilfreich, wenn Sie mir diese Unterlagen bis zum [Datum] zukommen lassen könnten. Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung. Falls Sie Rückfragen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]“

Diese Vorlage können Sie individuell anpassen und bei unterschiedlichen Anfragen verwenden.

Elektronische Unterlagen (e-Unterlagen)

Die Digitalisierung hat auch im Bereich der Dokumentenverwaltung enorme Fortschritte gemacht. Seit 2021 gibt es in Deutschland die elektronische Patientenakte (ePA), die von den Krankenkassen bereitgestellt wird. Diese ermöglicht es, Gesundheitsdaten digital einzusehen und zu teilen. Auch für andere Dokumente, wie Rechnungen oder Verträge, sind elektronische Formate gängig geworden.

Vorteile elektronischer Unterlagen

• Zeitersparnis: Dokumente sind sofort verfügbar und können schnell geteilt werden.
• Kostenersparnis: Keine Druck- oder Versandkosten.
• Umweltschutz: Der Einsatz von weniger Papier unterstützt nachhaltige Praktiken.

Die Möglichkeit, elektronische Unterlagen anzufordern und zu verwalten, erleichtert den Alltag erheblich.

Checkliste: E-Mails professionell schreiben

Hier ist eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die Sie beim Schreiben von E-Mails zur Anforderung von Unterlagen beachten sollten:

1. Betreff klar formulieren: Kurz und präzise, um die Dringlichkeit der E-Mail zu verdeutlichen.
2. Freundliche Anrede verwenden: Höflichkeit ist der Schlüssel.
3. Ziel der E-Mail im ersten Absatz darlegen.
4. Alle benötigten Unterlagen auflisten.
5. Frist zur Abgabe festlegen.
6. Kontaktdaten für Rückfragen bereitstellen.
7. Schlussformel mit Dank.
8. Fehler vermeiden: Grammatik und Rechtschreibung überprüfen.

Mit dieser Checkliste stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails stets professionell und zielgerichtet sind.

Fazit

Die professionelle Anforderung von Unterlagen per E-Mail erfordert ein hohes Maß an Klarheit, Höflichkeit und Struktur. Mit den richtigen Formulierungen und einer klaren Handlungsaufforderung können Sie sicherstellen, dass Ihre Anfragen erfolgreich beantwortet werden. Verwenden Sie die Vorlagen und Tipps aus diesem Beitrag, um Ihre E-Mail-Kommunikation zu optimieren und stets auf einem professionellen Niveau zu halten.

Nutzen Sie die Möglichkeit der elektronischen Unterlagen und sorgen Sie mit einer freundlichen, aber verbindlichen Kommunikation für effiziente Abläufe in Ihrem beruflichen Alltag.

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