In vielen Branchen ist es gängige Praxis, Dokumente aus Zeitgründen „vorab per E-Mail“ zu versenden, während das unterschriebene Original später „per Post“ folgt. Diese Vorgehensweise ist besonders relevant in rechtlichen, kaufmännischen oder behördlichen Zusammenhängen, wo Fristen und Verbindlichkeit eine große Rolle spielen.
Nicht nur der Vorgang selbst ist entscheidend, sondern auch die korrekte Formulierung. Unsachgemäße Formulierungen können Missverständnisse oder sogar rechtliche Komplikationen nach sich ziehen.
Die Bedeutung der Formulierung „vorab per Mail – Original per Post“
Die Doppelzustellung – zuerst per E-Mail und dann per Post – dient in der Regel der schnellen Informationsweitergabe, während gleichzeitig die erforderlichen Formalitäten gewahrt bleiben. Besonders bei Verträgen, Kündigungen, Angeboten oder Gerichtsdokumenten ist diese Vorgehensweise unverzichtbar.
Typische Formulierungen:
- „Vorab per Mail – Original folgt per Post“
- „Zur schnellen Kenntnisnahme vorab per E-Mail“
- „Per Fax vorab, Originaldokument auf dem Postweg“
Diese Hinweise werden als Versendungsvermerke bezeichnet. Sie schaffen Klarheit für den Empfänger und strukturieren die Kommunikation – sowohl in der E-Mail als auch im offiziellen Schreiben.
DIN 5008: Grundlage für professionelle Geschäftsbriefe
Die Norm DIN 5008 regelt die Gestaltung von Geschäftsbriefen und sorgt für Übersichtlichkeit, Lesbarkeit und ein einheitliches Erscheinungsbild. In Verbindung mit der E-Mail- und Postzustellung hilft sie, Professionalität zu wahren.
Elemente nach DIN 5008:
- Anschrift im Anschriftenfeld
- Betreffzeile mit Bezug zum Inhalt
- Versendungsvermerk oberhalb des Betreffs
- Leerzeilen und klare Strukturierung
- Anlagenvermerk am Ende des Schreibens
Eine korrekte Formulierung wie „vorab per E-Mail – Original per Post“ sollte im oberen Teil des Schreibens stehen, idealerweise fett oder in Großbuchstaben, um sofort ins Auge zu fallen.
Der Versendungsvermerk: Funktion und richtige Platzierung
Ein Versendungsvermerk informiert über den Übermittlungsweg eines Dokuments. Er steht oberhalb der Betreffzeile und kann in verschiedenen Varianten erscheinen.
Mögliche Formulierungen:
- Vorab per E-Mail – Original folgt per Post
- Vorab per Fax – Original nachgereicht
- Per Mail und zusätzlich postalisch im Original
Diese Hinweise sind keine Option, sondern ein verbindlicher Bestandteil der Geschäftskommunikation.
Was muss in E-Mail und Brief stehen?
Wenn ein Dokument sowohl per E-Mail als auch per Post versendet wird, müssen beide Kommunikationswege professionell gestaltet sein.
In der E-Mail:
- Aussagekräftiger Betreff, z. B. „Vertrag 2025 – vorab per Mail“
- Freundlicher Einstieg mit dem Vermerk: „Anbei vorab per E-Mail…“
- Genaue Bezeichnung der Anhänge
- Kontaktdaten für Rückfragen
Im Brief (Originalversion):
- Gleicher Betreff wie in der E-Mail
- Wiederholung des Versandhinweises: „Vorab per Mail am [Datum]“
- Eigenhändige Unterschrift
- Struktur nach DIN 5008 mit klaren Absätzen
Häufige Fehler bei der „Vorab“-Formulierung
Ein unsauber formulierter Versendungsvermerk kann zu Unsicherheiten oder Verzögerungen führen. Folgende Fehler sollten vermieden werden:
- Kein Hinweis auf den dualen Versand
- Unterschiedliche Betreffzeilen zwischen E-Mail und Brief
- Fehlendes Datum zur Dokumentation
- Unklare Bezeichnung von Anhängen oder Anlagen
Tipp: Nutzen Sie für alle Geschäftsbriefe einheitliche Vorlagen mit fest integrierten Versandhinweisen.
Rechtsrelevanz: Warum das Original zählt
In vielen Fällen genügt die E-Mail nicht als Nachweis. Nur ein unterschriebenes Papierdokument erfüllt bestimmte rechtliche Anforderungen. Besonders relevant sind diese Vorgaben für:
- Arbeitsverträge und Kündigungen
- Angebote mit rechtlicher Bindung
- Gerichtliche Stellungnahmen
- Fristgebundene Mitteilungen
Die E-Mail sorgt für Schnelligkeit, während das Original per Post für Rechtssicherheit sorgt. Auch wenn das digitale Dokument „vorab“ gesendet wird, zählt für Behörden oder Gerichte nur das Original in Papierform.
Textbausteine und Formulierungsbeispiele für den Versand
Um direkt starten zu können, finden Sie hier gängige und rechtssichere Formulierungen für Ihre geschäftlichen Schreiben:
- Vorab per E-Mail – Original folgt per Post.
- Zur Fristwahrung übermitteln wir dieses Schreiben vorab elektronisch.
- Anbei vorab per Fax, das Original senden wir separat per Post nach.
- Bitte beachten Sie, dass die Originalunterlagen separat zugestellt werden.
Diese Textbausteine eignen sich für:
- Verträge
- Angebote
- Bewerbungsunterlagen
- Ausschreibungsunterlagen
Organisation im Büroalltag: Tipps für Sekretariat & Assistenz
Gerade in Assistenzfunktionen oder im Sekretariat ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Die Kombination aus E-Mail und Post erfordert effektive Abläufe.
Checkliste für den kombinierten Versand:
- Vermerk „vorab per Mail“ in die Vorlage integrieren
- Versanddatum in der Aktennotiz oder im CRM-System eintragen
- Briefumschlag korrekt beschriften (Fenster, Anschriftenfeld)
- Anlagevermerk im Schreiben ergänzen
- Zustellung per Einschreiben dokumentieren
Optional können Sie ein Umschlagfoto oder einen Screenshot der E-Mail archivieren.
DIN 5008-konform & rechtssicher: So wird Ihr Schreiben rund
Ein einheitlich gestalteter Brief schafft Vertrauen und reduziert Rückfragen. Achten Sie besonders auf folgende Punkte:
- Versendungsvermerk oberhalb des Betreffs
- Klarer Betreff mit Bezug auf den Inhalt
- Leerzeile nach jedem Absatz
- Lesbare Schriftgröße (mindestens 11 pt)
- Korrekte Platzierung von Anschrift und Datum
Ein fehlerfrei gestalteter Brief sorgt nicht nur für bessere Kommunikation – er schützt auch vor rechtlichen Fallstricken.
Fazit: Formulierung und Versand – gemeinsam unschlagbar
Die Formulierung „vorab per Mail, Original per Post“ ist mehr als nur Routine – sie ist Teil professioneller und rechtskonformer Geschäftskorrespondenz. Wer diese Regeln beherrscht, erhöht nicht nur die eigene Verlässlichkeit, sondern auch das Ansehen seines Unternehmens.
Mit Hilfe der DIN 5008, klarer Textbausteine und sinnvoller Versandvermerke können Sie Ihre geschäftliche Kommunikation auf das nächste Level heben – strukturiert, rechtssicher und professionell.
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