Im geschäftlichen Alltag zählt der erste Eindruck – und dieser entsteht meist durch eine schriftliche Anfrage. Ganz gleich, ob Sie ein Angebot einholen, eine Zusammenarbeit anstoßen oder Informationen zu bestimmten Dienstleistungen oder Produkten benötigen: Die Qualität Ihrer Anfrage entscheidet, ob und wie Ihr Gegenüber darauf reagiert. Eine unklare oder unvollständige Anfrage landet schneller im Papierkorb, als Sie „Mit freundlichen Grüßen“ tippen können.
Was ist eine Anfrage – und wozu benötigen Sie sie?
Eine Anfrage ist mehr als nur eine formlose Mitteilung. Sie ist ein gezielter, strukturierter Schritt zur Kontaktaufnahme. Sie dient der Informationsbeschaffung, der Klärung von Konditionen oder dem Einstieg in eine potenzielle Zusammenarbeit – etwa per E-Mail, klassischem Geschäftsbrief oder Online-Formular. Häufig entsteht eine Anfrage aus einem konkreten Bedarf an bestimmten Produkten, Dienstleistungen oder Informationen.
Je nach Zweck unterscheidet man zwischen:
- Angebotsanfragen (z. B. Preislisten, Produktdetails, Dienstleistungen),
- Kooperationsanfragen (z. B. zwischen zwei Unternehmen),
- Informationsanfragen (z. B. zu Lieferzeiten oder allgemeinen Bedingungen).
Im Geschäftsleben gibt es verschiedene Arten von Anfragen, die je nach Bedarf und Anlass eingesetzt werden.
Der Aufbau einer Anfrage – klar, präzise, DIN-gerecht
Damit Ihre Anfrage professionell wirkt und ernst genommen wird, sollte sie gut strukturiert und klar formuliert sein – am besten nach den Richtlinien der DIN 5008. Die richtige Form, eine präzise Formulierung und ein höflicher, professioneller Schreibstil sind entscheidend, um mit Ihrer Anfrage einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Diese Norm sorgt für Übersichtlichkeit und schafft Vertrauen.
1. Betreffzeile: Kurz, eindeutig, aussagekräftig
Die Betreffzeile ist der erste Kontaktpunkt. Sie entscheidet darüber, ob Ihre Nachricht geöffnet wird.
Achten Sie darauf, den Inhalt konkret anzukündigen:
- „Anfrage zur Zusendung Ihrer aktuellen Preisliste“
- „Kooperationsanfrage – Interesse an gemeinsamer Produktentwicklung“
2. Anrede: Persönlich, wenn möglich
Falls Ihnen der Name des Empfängers bekannt ist, nutzen Sie ihn unbedingt:
- „Sehr geehrter Herr Müller,“
- „Sehr geehrte Frau Schneider,“
Falls nicht: „Sehr geehrte Damen und Herren“ bleibt der etablierte Standard.
3. Einleitung: Was ist der Anlass Ihrer Nachricht?
Kommen Sie schnell zum Punkt. Verzichten Sie auf lange Vorreden – starten Sie mit einem klaren Anlass: Benennen Sie dabei das Thema Ihrer Anfrage eindeutig, damit der Empfänger sofort weiß, worum es geht.
„Wir sind auf der Suche nach einem zuverlässigen Lieferanten für Verpackungslösungen und interessieren uns für Ihr Unternehmen.“
Oder:
„Im Rahmen eines neuen Projekts möchten wir mit spezialisierten Dienstleistern kooperieren und bitten um ein entsprechendes Angebot.“
4. Hauptteil: Was benötigen Sie konkret?
Je detaillierter Ihre Anfrage ist, desto konkreter kann Ihr Gegenüber reagieren.
Idealerweise nennen Sie:
- Produktnamen
- Stückzahlen oder Mengen
- gewünschte Leistungen
- gewünschte Lieferfristen
- besondere Bedingungen
Zusätzlich können Sie angeben, ob es sich um einen einmaligen Auftrag oder eine längerfristige Zusammenarbeit handelt.
Beispiel:
„Bitte senden Sie uns Ihre aktuellen Preislisten für Werbedrucke (DIN A4, 170g Papier, 4c) sowie Informationen zu Lieferzeiten und Mindestbestellmengen. Gerne können Sie uns auch eine Auswahl an Referenzen oder bereits umgesetzten Lösungen nennen, um unsere Anfrage zu präzisieren.“
5. Angebot und Preise: Wie Sie gezielt nach Konditionen fragen
Eine professionelle Anfrage zeichnet sich dadurch aus, dass sie gezielt und strukturiert nach den gewünschten Konditionen fragt. Damit Sie ein passgenaues Angebot erhalten, sollten Sie im Anschreiben klar formulieren, welche Leistungen und Produkte Sie benötigen und welche Anforderungen Ihr Unternehmen stellt. Geben Sie dabei alle relevanten Details an, wie Mengen, Varianten oder spezielle Wünsche. So ermöglichen Sie dem Empfänger, ein maßgeschneidertes Angebot zu erstellen.
Achten Sie darauf, im Betreff und im Hauptteil Ihrer Anfrage präzise zu benennen, worum es geht – etwa durch die Angabe von Produktbezeichnungen, gewünschten Lieferzeiten oder besonderen Konditionen. Die Einhaltung von DIN 5008 sorgt dabei für Übersichtlichkeit und Professionalität. Vergessen Sie nicht, das aktuelle Datum, die vollständigen Kontaktdaten des Empfängers und des Absenders sowie eine höfliche Anrede und Grußformel in Ihre Korrespondenz aufzunehmen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Anfrage nicht nur inhaltlich, sondern auch formal überzeugt und die Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung legt.
6. Ergänzende Informationen & Anhänge
Fügen Sie – falls notwendig – relevante Unterlagen bei: Skizzen, Anforderungen, Produktdatenblätter oder ein bereits bestehendes Anfrageformular. Zusätzlich können Sie weitere Informationen, wie eine Übersicht über bisherige Projekte oder eine Datenbank mit technischen Spezifikationen, als Anhang beifügen.
7. Schluss: Erwartung und Grußformel
Schließen Sie mit einer klaren Erwartungshaltung:
- „Wir freuen uns auf Ihr zeitnahes Angebot bis zum 14.07.“
- „Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen per E-Mail an: einkauf@unternehmen.de“
Ein kurzer Dank am Ende, wie zum Beispiel „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“, ist eine höfliche Geste und wird häufig verwendet.
Zum Abschluss wählen Sie eine professionelle Grußformel. Es gibt verschiedene Varianten der Grußformel, die je nach Anlass und Empfänger passend gewählt werden können:
„Mit freundlichen Grüßen
Sabine Schneider
Einkaufsleitung
Muster GmbH“
DIN 5008 – die unsichtbare Struktur für professionelle Kommunikation
Die DIN 5008 ist das Rückgrat professioneller Geschäftskorrespondenz. Sie sorgt nicht nur für ein einheitliches Erscheinungsbild, sondern auch für Vertrauen beim Empfänger.
Wichtige Punkte:
- Datum am rechten Rand
- Zwei Leerzeilen nach der Anrede
- Maximal drei Absätze pro Seite
- Einheitliche Schriftart (z. B. Arial oder Calibri in 11 oder 12 pt)
Ein zentrales Element nach DIN 5008 ist die korrekte Anschrift. Die Anschrift des Empfängers muss klar und vollständig angegeben werden, da sie zu den Pflichtangaben eines Geschäftsbriefes zählt. Sie sollte an der richtigen Position platziert werden, um den rechtlichen und organisatorischen Anforderungen an Geschäftsbriefe zu entsprechen.
Geschäftsbriefe unterliegen bestimmten rechtlichen und formalen Anforderungen. In geschäftsbriefen müssen Pflichtangaben wie Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten und gegebenenfalls weitere gesetzlich vorgeschriebene Informationen enthalten sein, damit die Geschäftskorrespondenz den Vorgaben für Geschäftsbriefe entspricht.
Diese Details machen den Unterschied – besonders im professionellen Umfeld.
Anfrage per E-Mail – schnell, aber korrekt
E-Mails haben den klassischen Geschäftsbrief in vielen Bereichen ersetzt. Dennoch gelten hier dieselben Qualitätsanforderungen. Auch eine E-Mail-Anfrage sollte klar, höflich und strukturiert formuliert sein. Achten Sie dabei besonders auf eine angemessene und verständliche Sprache, um Ihre Argumente und Informationen effektiv zu vermitteln.
Tipps:
- Aussagekräftiger Betreff
- Klare Gliederung im Text
- Keine unnötigen Floskeln oder Emojis
- Fehlerfreie Rechtschreibung
- Anhänge sinnvoll benennen und erläutern
- Die E-Mail-Adresse von Absender und Empfänger sollte klar und korrekt angegeben werden, insbesondere bei formellen Schreiben und Kooperationsanfragen.
Auch hier gilt: Die Grußformel bleibt klassisch, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“.
Formulierungen, die überzeugen – statt höflich ins Leere zu laufen
Professionell:
- „Bitte senden Sie uns Ihre aktuelle Preisliste.“
- „Wir bitten um ein verbindliches Angebot bis zum 30.06.“
- „Wir sind an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert.“
Die gewählten Formulierungen sollten stets im Sinne einer klaren und zielgerichteten Kommunikation verwendet werden.
Unprofessionell:
- „Wir hätten da mal eine Frage…“
- „Melden Sie sich, wenn Sie Zeit haben.“
- „Vielleicht können Sie uns irgendwie weiterhelfen…“
Eine Anfrage ist kein Gefallen – sie ist ein geschäftlicher Kontakt auf Augenhöhe. Kommunizieren Sie entsprechend.
Die wichtigsten Anfragetypen – und wann Sie welche nutzen
Angebotsanfrage
Ziel: Preise, Konditionen, Produkte kennenlernen
Beispiel: „Bitte senden Sie uns Ihre aktuellen Preislisten für IT-Dienstleistungen.“ Angebotsanfragen werden häufig für bestimmte Waren oder Dienstleistungen gestellt, um passende Informationen zu erhalten. Dabei sollte die Angebotsanfrage stets auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sein.
Kooperationsanfrage
Ziel: Zusammenarbeit initiieren
Es kann sinnvoll sein, bei Kooperationsanfragen Alternativen vorzuschlagen, falls eine direkte Zusammenarbeit nicht möglich ist. Eine Kooperation macht besonders dann Sinn, wenn beide Seiten davon profitieren und die Rahmenbedingungen passen.
Beispiel: „Wir suchen Partner im Bereich nachhaltiger Verpackungslösungen. Haben Sie Interesse an einer Zusammenarbeit?“
Dienstleistungsanfrage
Ziel: Leistungen konkret anfragen
Beispiel: „Bitte senden Sie uns eine Übersicht Ihrer Dienstleistungen im Bereich Gebäudereinigung. Besonders interessiert uns, welche Angebote Sie für den Fall eines erhöhten Bedarfs im Herbst bereithalten.“
Die Zukunft der Anfrage: Digital, schnell – und dennoch individuell
Digitale Anfragen sind inzwischen der Standard – per E-Mail, LinkedIn, Onlineformular oder sogar per Chat. Doch gerade weil es heute so einfach ist, Kontakt aufzunehmen, gewinnt die Qualität Ihrer Anfrage an Bedeutung. Digitale Vorlagen können dabei helfen, ein professionelles Schreiben zu verfassen und die Standards des Schreibens in der geschäftlichen Kommunikation einzuhalten.
Moderne Grundregeln:
- Mobile-First: Ihre Nachricht muss auch auf dem Smartphone gut lesbar sein.
- Individualität: Keine Massenmails oder Copy-Paste-Texte.
- Konkretheit: Je präziser Ihre Frage, desto schneller die passende Antwort.
Archivierung & rechtliche Anforderungen – bitte nicht unterschätzen
Jede geschäftliche Anfrage ist Teil Ihrer Korrespondenz – und sollte entsprechend dokumentiert werden. In der Regel werden alle geschäftlichen Anfragen dokumentiert und archiviert, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Idealerweise:
- digital archiviert (E-Mail-Archiv oder PDF),
- mit Absender, Empfänger, Datum und Anlass versehen,
- unter Beachtung der DSGVO, insbesondere bei personenbezogenen Daten.
Zusätzlich wichtig: Impressum, Datenschutzhinweise und – falls vorhanden – AGB sollten korrekt verlinkt oder angehängt sein.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte – Ihr Schnell-Check für jede Anfrage
Bevor Sie Ihre Anfrage absenden, lohnt sich ein kurzer Schnell-Check, um sicherzustellen, dass alle wesentlichen Informationen enthalten sind. Folgende Punkte sollten Sie immer überprüfen:
- Ist die Anfrage klar und präzise formuliert?
- Sind die Kontaktdaten des Empfängers und des Absenders vollständig angegeben?
- Stehen das aktuelle Datum und ein aussagekräftiger Betreff im Schreiben?
- Wurde eine höfliche Anrede und eine professionelle Grußformel verwendet?
- Sind die gewünschten Leistungen und Produkte eindeutig benannt?
- Wurden die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens klar dargestellt?
- Entspricht die Anfrage den Standards der DIN 5008?
- Wurde die Rechtschreibung und Grammatik sorgfältig geprüft?
Mit diesem Schnell-Check stellen Sie sicher, dass Ihre Anfrage alle wichtigen Kriterien erfüllt und einen professionellen Eindruck hinterlässt.
Letzte Überprüfung: So stellen Sie sicher, dass Ihre Anfrage überzeugt
Bevor Sie Ihre Anfrage endgültig versenden, empfiehlt sich eine letzte, sorgfältige Überprüfung.
Nutzen Sie dazu eine Checkliste, um sicherzugehen, dass Ihr Schreiben inhaltlich und formal überzeugt:
- Sind Rechtschreibung und Grammatik fehlerfrei?
- Stimmen alle Kontaktdaten und das angegebene Datum?
- Ist die Anrede korrekt und die Grußformel passend gewählt?
- Sind die Formulierungen klar, präzise und professionell?
- Wurden alle gewünschten Leistungen und Produkte vollständig angegeben?
- Sind die spezifischen Anforderungen und Wünsche Ihres Unternehmens klar erkennbar?
- Wurden die Vorgaben der DIN 5008 eingehalten?
Mit dieser abschließenden Kontrolle erhöhen Sie die Chance, ein passgenaues Angebot zu erhalten und einen positiven Eindruck bei Ihrem Geschäftspartner zu hinterlassen. So wird Ihre Anfrage zum erfolgreichen Türöffner für neue Geschäftsbeziehungen.
Fazit: Eine gute Anfrage ist Ihr Türöffner für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen
Ob Sie ein Angebot anfordern, eine Bestellung vorbereiten, eine neue Kooperation initiieren oder einfach Informationen benötigen: Eine gut strukturierte, präzise und höfliche Anfrage zeigt Professionalität – und schafft Vertrauen. Sie ist der erste Schritt in eine langfristige und fruchtbare Zusammenarbeit.
Unser Tipp: Erstellen Sie eigene Anfrage-Vorlagen für verschiedene Zwecke – so sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Ihre Kommunikation stets professionell wirkt. Beispiele und Vorlagen können dabei helfen, den Aufbau einer Anfrage im Sinne einer klaren und wirkungsvollen Kommunikation zu optimieren.
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