Anbei sende ich Ihnen den unterschriebenen Vertrag zurück – Professionelle E-Mail-Kommunikation leicht gemacht

Ein unterschriebener Vertrag markiert häufig den Beginn einer wichtigen Zusammenarbeit und nicht nur das Ende einer Verhandlung. Daher ist die angemessene und professionelle Übergabe von großer Bedeutung. In der heutigen Geschäftswelt sind E-Mails das Rückgrat jeder Kommunikation. Leider zeigen sich in diesem digitalen Alltag oft alte, verstaubte Muster: Floskeln, unnötige Wiederholungen und unpersönliche Betreffzeilen.

Eine moderne, klare und höfliche Kommunikation hebt Sie hervor – Sie wirken kompetenter, strukturierter und menschlicher. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie E-Mails formulieren, wenn es um den „unterschriebenen Vertrag“ im Anhang geht. Wir geben Ihnen praktische Beispiele, alternative Formulierungen und nützliche Tipps an die Hand.

Die Basis – Was gehört in eine professionelle E-Mail mit Vertrag im Anhang?

Eine E-Mail mit einem unterschriebenen Vertrag ist ein entscheidender Schritt in der Kommunikation. 

Daher ist Folgendes wichtig:

• Kein Anhang ohne Kontext.
• Immer einen persönlichen Gruß verwenden.
• Klar formulierte Texte sind ein Muss.

Viele E-Mails gehen unbeachtet im Postfach verloren – nicht, weil sie unwichtig sind, sondern weil sie uninspiriert wirken. Wer präzise und freundlich formuliert, zeigt dem Empfänger Respekt.

Beispiel

Anbei sende ich Ihnen den unterschriebenen Vertrag zurück. Vielen Dank für die Zusammenarbeit. Ich freue mich auf die Umsetzung.

→ Kurz, klar und freundlich – der Empfänger weiß sofort, worum es geht.

Warum „anbei“ nicht gleich altmodisch ist – Alternativen überlegen

Das Wort „anbei“ hat durchaus seine Berechtigung, doch es kann nicht schaden, etwas Abwechslung in Ihre Formulierungen zu bringen. Anstelle immer derselben Formulierung zu verwenden („Anbei erhalten Sie…“), können Sie Folgendes nutzen:

Moderne Formulierungen für „Anbei erhalten Sie …“:

• „Im Anhang finden Sie den unterschriebenen Vertrag.“
• „Hiermit sende ich Ihnen das gegengezeichnete Exemplar zurück.“
• „Wie telefonisch besprochen, sende ich Ihnen die unterzeichneten Unterlagen zu.“
• „Sie finden die Vertragsausfertigung im Anhang dieser Nachricht.“

Diese Variationen bringen Frische in Ihre Kommunikation und zeigen Engagement. Besonders in der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern kann das den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Der unterschriebene Vertrag – Mehr als nur ein PDF

Ein Vertrag ist nicht nur ein Dokument, sondern auch Ausdruck von Verhandlungen und Vertrauen. Diese Bedeutung verdient eine ebenso sorgfältige Versendung wie seine Erstellung.

Wichtige Punkte

• Richtiger Dateiname: z. B. „Vertrag_Zeitarbeit_Akademie_Mai2025.pdf“.
• Geeignetes Format: PDFs sind bevorzugt, Word-Dokumente nur, wenn unbedingt erforderlich.
• Klar benannte Anhänge: Alle relevanten Unterlagen sollten klar betitelt sein.

Einen gut strukturierten und ordentlich ausgefertigten Vertrag zu verschicken, hinterlässt einen positiven Eindruck und gehört zur professionellen Kommunikationen.

Dateiformate, Größen & Sicherheit – Wichtige Details beachten

In der Geschäftswelt zählt jedes Detail. Nichts ist frustrierender als ein Anhang, der nicht geöffnet werden kann oder im Spam landet. 

Hier sind die wichtigsten Punkte:

• Verwenden Sie gängige Formate wie .pdf, .docx oder .xlsx.
• Achten Sie auf Dateigrößen unter 10 MB.
• Schützen Sie sensible Verträge mit Verschlüsselung oder Passwortschutz.
• Erwähnen Sie im Text, was sich im Anhang befindet.

Tipp

Für große Dateien können Sie Dienste wie WeTransfer, Dropbox oder interne Cloudlösungen nutzen – aber vergessen Sie nicht, den Link in der E-Mail zu erwähnen.

Schlussformel – Mehr als nur „Mit freundlichen Grüßen“

„Mit freundlichen Grüßen“ ist nach wie vor gültig, doch warum nicht hin und wieder eine persönlichere oder passendere Schlussformulierung wählen? Schließlich sagt der Schlusssatz oft mehr aus, als man denkt.

Alternativen mit Stil

• „Beste Grüße aus Berlin – auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit.“
• „Vielen Dank für die angenehme Kommunikation – ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.“
• „Herzlichen Dank – bei Fragen stehe ich Ihnen jederzeit gern zur Verfügung.“

Mit einem passenden Ausdruck am Ende zeigen Sie nicht nur Höflichkeit, sondern auch Stilgefühl.

Häufige Fehler – Und wie man sie vermeidet

1. Keine E-Mail, nur Anhang: → Immer einen Begleittext verfassen.
2. Kein Betreff: → Ein klarer Betreff wie „Unterschriebener Vertrag – Rücksendung“ ist essenziell.
3. Veraltete Floskeln: → Anstelle von „Zu Ihrer Kenntnisnahme“ nutzen Sie „Hier finden Sie…“.
4. Falsche Dateibenennung: → Anstelle von „Vertragfinal123“ verwenden Sie lieber „Vertrag_Kunde_XYZ_Mai2025.pdf“.
5. Fehlender Hinweis auf den Anhang: → Immer erwähnen, was sich im Anhang befindet.

Kommunikation mit Herz und System

Eine funktionierende Kommunikation basiert auf Vertrauen, Respekt und Qualität – das gilt auch für jede E-Mail, die einen Vertrag enthält. Wenn Sie den unterschriebenen Vertrag zurücksenden, ist das nicht nur ein administrativer Schritt, sondern auch ein Ausdruck Ihrer Professionalität.

Ob Anja Adler aus der HR-Abteilung, ein Bewerber oder ein Anbieter – eine gute Kommunikation sorgt dafür, dass alles reibungslos verläuft.

Fazit: Weniger Floskeln, mehr Wirkung

In einer Welt voller E-Mails und automatisierter Systeme zählt der Mensch mehr denn je. Wer modern, klar und empathisch kommuniziert, zeigt Professionalität und Persönlichkeit zugleich.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick

• Setzen Sie moderne Alternativen zu „Anbei sende ich Ihnen …“ ein.
• Verwenden Sie prägnante Dateinamen und passende Formate.
• Gestalten Sie Ihre E-Mails persönlich, freundlich und zielgerichtet.
• Seien Sie präzise, jedoch nicht kalt – höflich, aber nicht floskelhaft.

Mit diesen Tipps wird Ihre nächste E-Mail nicht nur gelesen, sondern auch geschätzt – und der unterschriebene Vertrag landet genau da, wo er hingehört: im Zentrum einer erfolgreichen Zusammenarbeit.

Empfehlung

Für maximale Wirkung sollten Sie Ihre Korrespondenz durch einen einheitlichen E-Mail-Stil im Unternehmen ergänzen. Verwenden Sie Templates und Formulierungsbausteine, um Qualität zu sichern, Zeit zu sparen und in jeder Zeile zu zeigen: Kommunikation ist bei Ihnen mehr als nur ein Klick.

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